ETC利用分のインボイス対応｜高速料金の証憑と経費精算

ETC利用分のインボイス対応で迷う法人の経理・車両管理のご担当者に向けて、高速道路代の証憑（しょうひょう）を何で残せばよいのかを整理します。カードの利用明細だけで足りるのかを取り違えると、仕入税額控除に影響します。本記事では、法人ETC・ガソリンカードも取り扱う株式会社リンク・クリエーションが、国税庁が示している考え方と経費精算の実務をまとめてご紹介します。

なぜETCの高速道路代だけ対応が分かりにくいのか

タクシー代や駐車場代であれば、その場で領収書を受け取って経費精算に回せます。ところが高速道路をETCで通行した場合、料金所では何も受け取りません。後日届くのはクレジットカードの利用明細だけで、手元に「請求書らしい書類」が残らないのが実情です。

ここで問題になるのが、カード会社が発行する利用明細の位置づけです。国税庁は、クレジットカード会社が利用者に交付する利用明細書について、実際に道路を提供した事業者が作成・交付した書類ではなく、税率などインボイスに必要な記載事項も満たさないため、一般的には適格請求書に当たらないという考え方を示しています。つまり、明細をファイルに綴じておくだけでは原則として不足するということです。この点は国税庁のインボイスQ&A（問103・PDF）で明記されています。

原則は「ETC利用照会サービスの利用証明書」を保存する

ETCシステムで通行し、ETCクレジットカードで精算した場合、仕入税額控除を受けるための原則的な方法は、高速道路会社が運営するETC利用照会サービスで通行料金が確定したあとに「利用証明書」をダウンロードして保存することです。この利用証明書が、適格簡易請求書の記載事項を満たした電磁的記録として扱われます。

注意したいのは料金が確定する前の利用証明書はインボイスの対象外だという点です。ETC利用照会サービスの案内でもこの点が明示されています。走行直後に慌てて出力しても使えないため、確定後にまとめて取得する運用にしておくと安全です。

全件保存が難しいときの簡便な方法

営業車が何台も走っている会社では、通行1回ごとに利用証明書を集めるのは現実的ではありません。そこで国税庁は、利用が多頻度にわたるなどの事情で全ての利用証明書を保存するのが難しい場合について、次の組み合わせでの保存を認めています。

組み合わせるのは2つの書類だけ

▶ ①クレジットカードの利用明細書
ただし、個々の高速道路の利用内容が分かるものに限られます。取引年月日・内容・金額が分かる利用明細データでも構いません。

▶ ②任意の1取引の利用証明書
利用した高速道路会社や地方道路公社ごとに、任意の1取引分をダウンロードして保存します。複数の会社の道路を使っているなら、会社ごとに1件ずつという考え方です。

毎月取り直す必要はない

この②は、カード明細を受け取るたびに取得し直す必要はありません。その高速道路会社がインボイス発行事業者の登録を続けていることを前提に、会社ごとに一度だけ取得・保存すれば足りるとされています。毎月の締め作業ではなく、初回に整備してしまえばよい作業だということです。

見落としやすい「15か月」の考え方

国税庁のQ&Aによれば、ETC利用照会サービスで利用証明書をダウンロードできる期間は15か月間です。この期間内に同じ高速道路会社の道路を繰り返し利用しているような場合は、いつでも利用証明書を取得できる状態にあるため、結果としてカード明細の保存のみで控除を受けられるという考え方も示されています。

逆に言えば、利用の間隔が15か月を超えて空く道路については、利用証明書の取得が必要になります。数年に一度しか通らない高速道路会社や地方道路公社の道路が該当しやすいので、社用車の走行エリアが広い会社ほど注意が必要です。運送業・配送業の経費削減で触れたような長距離運行が中心の会社では、走行ルートの棚卸しとあわせて確認しておくと安心です。

コーポレートカードとパーソナルカードは別扱い

ここまでの取扱いは、カード会社がETCシステムの利用のために発行する「ETCクレジットカード」の話です。高速道路会社が発行するETCコーポレートカードとETCパーソナルカードは、この枠から除かれています。

ETC利用照会サービスでインボイス制度に対応した利用証明書を発行できるのはETCクレジットカードを利用した場合に限られ、この2種類のカードでは、月に一度届く請求書のほうがインボイスの様式で発行される、と案内されています。自社がどのカードで走っているかによって、そろえる書類も担当者の作業も変わるということです。大口の走行がある会社は、ETCコーポレートカードとは？大口割引の仕組みと導入条件もあわせてご確認ください。

経費精算でつまずきやすい3つの落とし穴

▶ 電子データを紙に印刷して満足してしまう
利用証明書は電子データで提供を受けるものなので、控除の適用を受けるには電子帳簿保存法に準じた方法での保存が必要です。印刷して綴じるだけの運用にしないよう、保存先とファイル名のルールを先に決めておきましょう。

▶ 通行料金以外の金額が混ざる
空港と内陸部を結ぶ連絡橋の空港連絡橋利用税のように、消費税の課税対象にならない金額が含まれることがあります。この分は仕入税額控除の対象外です。

▶ カードの持たせ方が整理されていない
車両ごとに違うカード会社を使っている、社員の個人カードで立て替えている、といった状態だと証憑が複数の明細に散らばります（社用車のコスト管理を見直す）。

税込1万円未満は少額特例という選択肢も

基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者には「少額特例」があります。税込1万円未満の課税仕入れであれば、インボイスの保存がなくても一定事項を記載した帳簿の保存だけで仕入税額控除ができる、という措置です。なお、特定期間の課税売上高については、納税義務の判定と違い給与支払額の合計額による判定はできないとされています。

1万円未満かどうかは商品や明細の1行ごとではなく、1回の取引の金額（税込）で判定します。ETCの通行料金でどこまでを1回の取引と見るかは自社の明細の粒度によって変わるため、適用の可否は顧問税理士にご確認ください。またこの特例は令和5年10月1日から令和11年9月30日までの課税仕入れが対象で、期限のある措置です。詳細は国税庁の解説ページで確認できます。

証憑の手間はカードの見直しから減らせる

インボイス対応で増える作業の多くは、書類の集め方よりも「どのカードで、誰が、どこを走っているか」が把握できていないことから生まれます。法人ETCカードとガソリンカードを整理すれば走行データと燃料費が同じ明細に集まり、法人ETCカードで高速道路代を削減や高速道路の深夜割引・休日割引で扱った割引の効果も検証しやすくなります。

株式会社リンク・クリエーションは、UROCOMM JAPAN正規代理店として希少な通信商材を業界最安級の卸価格でご提供しながら、法人向けのETC・ガソリンカードとクレジット加盟店の3事業を横断してご相談を承っています。導入して終わりではなく、運用が回るまで伴走サポートするのが当社の方針です。売上を受け取る側の資金繰りが気になる方はクレジット加盟店の入金サイクルを、決済端末をまとめたい方はJMSおまかせサービスを、通信商材で収益の柱を増やしたい方はストック型ビジネスの仕組みもあわせてご覧ください。

まとめ

ETC利用分のインボイス対応は、原則としてETC利用照会サービスの利用証明書を保存し、全件の保存が難しい場合はカード明細と高速道路会社ごとの任意の1取引の利用証明書を組み合わせる、という整理になります。あわせて、コーポレートカード・パーソナルカードは別扱いであること、電子データは電子のまま保存することを押さえておけば、月次の経費精算で迷う場面はぐっと減ります。制度の細部や自社の判断に迷う場合は、顧問税理士にもご確認のうえ運用を固めてください。