社用車のETCカード管理ルール｜紛失・不正利用への備え

社用車のETCカードを従業員に持たせるときは、渡す前に管理ルールを決めておく必要があります。カードは手元にある間ずっと、会社の負担で高速道路を通れる状態になるからです。保管場所や貸出の記録、私的利用の線引きが曖昧なままだと、紛失や不正利用に気づくのが請求書の到着後になりがちです。本記事では、UROCOMM JAPAN正規代理店の株式会社リンク・クリエーションが、貸し出しルールの決め方から紛失時の連絡先と順番、利用明細で早く気づく仕組みまでを整理してご紹介します。

ETCカードには「車に紐づくもの」と「名義人に紐づくもの」がある

社用車で使うETCカードは、大きく2つに分かれます。ひとつは東・中・西日本高速道路株式会社が発行するETCコーポレートカードです。大口・多頻度割引の計算対象になる「高速国道のご利用額」は、NEXCO西日本の案内によると「ETCコーポレートカードをカード上に表示された車両番号を有する車両においてご利用いただいたとき」が要件のひとつとされています（NEXCO西日本「大口・多頻度割引の概要」）。カードと車両が紐づいているタイプだということです。割引の仕組みや導入条件はETCコーポレートカードとは？大口割引の仕組みと導入条件で詳しく解説しています。

もうひとつは、クレジットカード会社が発行するETCカードです。こちらは親カードの会員規約に従うため、登録された名義人・使用者以外は使えないのが原則です。多くのカード会社は会員規約で、カードを他人に貸与・譲渡・質入れすること、つまり第三者に占有を移すこと自体を禁じています。一方で、法人会員が事前に申し込んだ役職員への貸与を認める定めを置く発行会社もあるため、どの範囲の人が使えるかは自社のカードの規約で確認しておきましょう。

つまり「社用車に1枚積んでおいて、その日に乗る人が誰でも使う」という運用は、カードの種類によっては規約に反します。▶ どのカードを、どの車に、誰の名義で持たせるのか──ここを決めることが管理ルールの出発点です。カードの種類ごとの違いは法人ETCカードで高速道路代を削減｜導入メリットと選び方のポイントもあわせてご覧ください。なお当社が取り扱うETCUCカードのように、料金決済が有料道路に限られるETC専用カードもあります。

貸し出しルールで決めておきたい5つのこと

① 保管場所──車内に挿しっぱなしにしない

NEXCO中日本は、ETCカードの抜き差しについて「走行前に車載器に確実に差し込み、お車を降りる際に抜き取ってください。サービスエリア・パーキングエリアでお車から離れる際には抜き取って携行されることをお勧めします」と案内しています（NEXCO中日本「よくあるご質問」ETCのご利用方法「ETCはいつ抜き差しするのですか？」）。ETC総合情報ポータルサイトも「防犯上からも、車両から離れる際は車載器から抜き取り、ドライバー自らが携行するようにしてください。また、車内に放置すると熱などの影響でカードが使用できなくなる場合もあります」と案内しています（ETC利用上の注意）。防犯だけでなくカードそのものが使えなくなる話でもあるので、「面倒だから挿しっぱなし」への説明材料にもなります。社内ルールも、「降りるときは抜いて携行する／戻す場所は事務所の決まった保管場所」と一文で決めてしまうと、現場が迷いません。

② 貸出・返却の記録を残す

誰が、いつ、どの車両で使ったのか。紙の台帳でも共有の表計算でも構いません。あとから明細と突き合わせるとき、この1行があるかどうかで調査にかかる時間がまったく変わります。

あわせて決めておきたいのが、退職・異動のときの回収です。クレジットカード会社が発行するETCカードは、会員規約上、登録された使用者以外は使えないのが原則ですから、担当者が変わるタイミングで返却を受け、必要なら発行元に使用者の変更・解約の手続きを取ります。日々の貸出記録に「誰に何枚渡してあるか」が残っていれば、退職の連絡が来た日に回収漏れを確認できます。

③ 私的利用の線引きを文章にする

通勤で使ってよいのか、休日に社用車を動かしたときはどう扱うのか。車両管理規程や社内ルールに文章として残しておきます。口頭の了解だけで運用していると、あとから精算の話がこじれます。

④ 走行の途中でカードを入れ替えない

同じくNEXCO中日本は、「入口料金所を通過の際に挿入されていたETCカードと異なるETCカードを挿入した場合、出口料金所では開閉バーが開きません」と説明しています。途中で運転を交代する車や、休憩のたびにカードを抜く運用では、走り出す前に入口で使ったカードを挿し直すことを共有しておきましょう。

バーが開かなかったときにどうするかまで伝えておくと、なお安心です。ETC総合情報ポータルサイトは、ETCが使えない状態で誤ってETC専用料金所に進入した場合などは「『ETC／サポート』または『サポート』と表示されたレーンを通行し、一旦停止して係員等の指示に従ってください」と案内しています。あわせて「ETC専用料金所では、現金、クレジットカード、ETCカードの手渡しでの料金のお支払い、利用証明書の発行はできません」とされています（ETC専用料金所）。現金を持たせておけば何とかなる、という料金所ばかりではないということです。

⑤ 有効期限を車両台帳で管理する

意外と見落とされるのが有効期限です。ETC総合情報ポータルサイトによると「有効期限切れのETCカードでは、開閉バーが開きません」。さらに注意が要るのは、次の一文です。

有効期限切れのETCカードを車載器に挿入した場合でも、車載器そのものはカードを正常に認証する機種もあります。必ずカード券面の有効期限を確認してください。

つまり「車載器が受け付けたから大丈夫」とは言い切れないということです。貸出記録に有効期限の欄を作り、期限月の前月には差し替える運用にしておくと、出先で止まる事態を避けられます。カードが増えるほど期限はばらけるので、車両台帳と一緒に管理してしまうのが現実的です。

紛失・盗難がわかったときの連絡先と順番

NEXCO中日本のよくあるご質問では、ETCカードの紛失・盗難に気づいた場合はただちに窓口へ連絡してカードの利用を停止する必要があるとされ、連絡先はカードの種類ごとに分かれています（NEXCO中日本「よくあるご質問」ETCのご利用方法「ETCカードを紛失したり、盗難にあったりした場合はどうすればよいですか？」）。

▶ ETCクレジットカード＝各クレジット会社
▶ ETCパーソナルカード＝ETCパーソナルカード事務局
▶ ETCコーポレートカード＝ETCコーポレートカード取扱窓口（組合員は事業協同組合に相談）

必要に応じて警察にも届け出るよう案内されています。また、ETCマイレージサービスに登録している場合は、そちらの利用停止も必要とされています。

連絡先は「渡すとき」に一緒に伝えておく

紛失に気づくのは、たいてい移動中の社員です。カードを渡すタイミングで停止の連絡先まで伝えておけば、担当者につながらない時間帯でも初動が遅れません。連絡先を書いた小さなカードを、保管ケースに一緒に入れておくだけでも違います。

ETCパーソナルカードとETCコーポレートカードの窓口には受付時間があり、同じFAQで営業時間外の連絡先も別に案内されています。夜間や休日に高速道路を走る社用車があるなら、時間外の番号もあわせて控えておきましょう（番号は変わることがあるため、NEXCO中日本のよくあるご質問のページでご確認ください）。

補償されるかどうかは会員規約次第

ここはカードの種類でまったく違うので、分けて押さえてください。

▶ ETCコーポレートカード・ETCパーソナルカードの場合
NEXCO中日本は前掲のFAQで、カードを亡失した場合について、それぞれの利用約款・利用規約にもとづき「亡失のお届出の有無や亡失事由(紛失、盗難等)にかかわらず、カードの亡失により生じる一切の責任をお客さまに負っていただきます」と案内しています。届け出ていたかどうかにかかわらず、責任は利用者側という整理です。社用車をETCコーポレートカードで回している会社ほど、現物の管理ルールを詰めておく意味が大きいということになります。

▶ クレジットカード会社が発行するETCカードの場合
同じFAQでは「各クレジット会社の利用規約等に基づく対応となります」と案内されています。クレジットカードには紛失・盗難時の保障制度が付いていることが多く、たとえば紛失・盗難の通知を受理した日の60日前以降に行われた不正使用による損害を対象とする、といった条件が定められています。一方で、会員の故意または重大な過失によって生じた場合や、他人に譲渡・貸与したカードによる損害を対象外とする定めもあります。

条件は会社によって異なるため、自社が使っているカードの規約は導入時に一度目を通しておきましょう。「誰に渡していたか」を記録しておく意味は、ここにもあります。

不正利用に早く気づく仕組みは「明細の突き合わせ」

ETCカードで走行した記録は、「ETC利用照会サービス」でインターネットから確認できます。ETC総合情報ポータルサイトの案内によると、過去15か月間（ETCコーポレートカードは過去62日間）の利用証明書の発行と利用明細の確認ができ、明細はPDFファイルまたはCSVファイルでダウンロードできます（ETC利用照会サービスの案内ページ）。

登録に必要な情報は先に控えておく

同サービスの登録には、ETCカードとメールアドレスのほか、「車載器管理番号、車両番号（ナンバープレートの4桁の番号）、ご利用年月日」が必要と案内されています。車載器管理番号は車載器ごとに割り振られた番号で、あとから調べようとすると車両を確認しに行く手間が発生します。車両台帳に控えておくと、いざというときに困りません。

月に一度、貸出記録と突き合わせる

CSVで落とした明細を、②で作った貸出記録と月に一度突き合わせます。身に覚えのない日時や区間があれば、その時点で手を打てます。請求書が届いてから気づくのと、月内に気づくのとでは、止められる金額も社内での説明のしやすさも変わります。

経費精算まで含めた流れはETC利用分のインボイス対応｜高速料金の証憑と経費精算、経理側の効率化は社用車のコスト管理を見直す｜ETC＋ガソリンカードで経理を効率化、走行本数が多い会社は運送業・配送業の経費削減｜ETC・ガソリンカードの見直しもあわせてご覧ください。

通信・決済・車両コストをまとめて相談できる窓口として

株式会社リンク・クリエーションは、東京都港区東麻布を拠点に、通信商材の卸売・代理店支援、クレジット加盟店事業、法人ETC・ガソリンカード事業の3つを手がけています。UROCOMM JAPAN正規代理店として、日本では希少な通信商材を業界最安級の卸価格でご提供しており、法人のコスト周りを一つの窓口でご相談いただけるのが強みです。導入して終わりではなく、運用が軌道に乗るまで伴走サポートするのが当社の方針です。

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